قسم مراقبة الوثائق أمثلة على

• العمل مع قسم مراقبة الوثائق
• أما قسم مراقبة الوثائق فمسؤول عن تنسيق تجهيز جميع الوثائق.
• وﻻ يجوز أن يتسلم موظفو قسم مراقبة الوثائق مباشرة من الوفود أية وثائق تريد الوفود ترجمتها أو نسخها.
• ولا يجوز أن يتسلم موظفو قسم مراقبة الوثائق مباشرة من الوفود أية وثائق تريد الوفود ترجمتها أو نسخها.
• ولا يجوز أن يتسلم موظفو قسم مراقبة الوثائق مباشرة من الوفود أي وثائق تريد الوفود ترجمتها أو نسخها.
• ولا يجوز أن يتسلم موظفو قسم مراقبة الوثائق من الوفود مباشرة أي وثائق تريد الوفود ترجمتها أو نسخها.
• وقال إن قسم مراقبة الوثائق يتلقى الوثائق من إدارات اﻷمانة العامة وليس بمقدوره، دائما، توزيعها بالترتيب الذي أرسلت به.
• وشرح أن الوثائق ترسل إلى قسم مراقبة الوثائق وأن معالجتها )أي التحرير والترجمة والطباعة والتوزيع( تستغرق بعض الوقت.
• أما قسم مراقبة الوثائق فيتولى إدارة العملية الفعلية لتجهيز النصوص الأصلية ومن ذلك مثلا عمليات توفير المراجع والتحرير والترجمة التحريرية وتجهيز النصوص وما إلى ذلك.
• تحال الوثائق الرسمية وسواها من المنشورات التي تصدر عن شعبة شؤون مجلس الأمن إلى قسم مراقبة الوثائق التابع لإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات من أجل تجهيزها، وهذا القسم هو الذي يحدد ما إذا كان يمكن طباعة وثيقة من الوثائق داخليا تبعا لقدرة الطباعة الداخلية.
• ويمكن أن توجه أي استفسارات عامة تتصل بالخدمات الﻻزمة لﻻجتماعات إلى قسم التخطيط وخدمة اﻻجتماعات )الغرفة S-1537، الفرع الهاتفي (36540. أما اﻻستفسارات المتصلة بالوثائق فتوجه إلى قسم مراقبة الوثائق )الغرفة S-1552، الفرع الهاتفي (36594.
• ويمكن أن توجه أي استفسارات عامة تتصل بالخدمات اللازمة للاجتماعات إلى قسـم التخطيط وخدمة الاجتماعات (الغرفة S-1537، الهاتف الفرعي (3-6540. أما الاستفسارات المتصلة بالوثائق فتوجـه إلى قسم مراقبة الوثائق (الغرفة S-1552، الهاتف الفرعي (3-6579.
• ويجري قسم مراقبة الوثائق التابع لمكتب الأمم المتحدة مشاورات منتظمة في نيروبي مع لجنة الممثلين الدائمين وللدول الأعضاء ورؤساء ووكالات الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها الموجودة في نيروبي أو التي تعمل منها لمعرفة انطباعاتها بشأن نوعية الخدمات المقدمة.
• ومن أجل تجنب أي تكرار للواقعة قيد النظر، راجعت الإدارة هذه المبادئ التوجيهية وقررت إبلاغ الأطراف المعنية كافة، بما فيها الدول الأعضاء، بأن قسم مراقبة الوثائق التابع للإدارة أصبح هو مركز التنسيق الرسمي المسؤول عن مراقبة دورة إصدار الوثائق وتحديد ما قد يصادف فيها من مشاكل وحلها.